Analisa kebutuhan pelatihan atau lebih dikenal dengan nama Training Need Analysis (TNA) adalah serangkaian kegiatan yang dilakukan untuk mengidentifikasi masalah yang muncul di tempat kerja. TNA juga dilakukan untuk menentukan apakah pelatihan yang diberikan kepada karyawan sesuai atau tidak.

TNA menjadi langkah pertama yang dilakukan sebuah organisasi untuk melakukan perubahan. Hal ini disebabkan TNA mencoba mendefinisikan kesenjangan atau gap yang terjadi saat ini terkait dengan kinerja individu dan tuntutan organisasi. Anda dapat mengumpulkan beberapa informasi berdasarkan tiga hal yaitu masalah performance atau kinerja, antisipasi adanya sistem, tugas, atau teknologi baru, serta adanya keinginan organisasi untuk mendapatkan keuntungan dari berbagai peluang atau kesempatan. Ketiga hal tersebut merupakan titik awal untuk membuat perubahan.

Perlu diingat, perubahan akan menimbulkan resistensi dari karyawan yang enggan melakukan pelatihan. Kendala lain, karyawan tidak dapat mentransfer keterampilan atau pelatihan yang baru diperoleh di tempat kerja. TNA seringkali mengungkap kebutuhan yang sesuai dan tepat sasaran. Kendati training tidak selalu merupakan cara terbaik untuk menutup celah tertentu antara tujuan organisasi dengan kinerja karyawan yang sesungguhnya, namun TNA diharapkan dapat melihat semua permasalahan dan mencari solusi sebanyak mungkin sebelum diputuskan solusi yang terbaik. Ketika dilakukan dengan benar, TNA menjadi investasi yang bijak bagi organisasi. Ini dapat menghemat waktu, biaya, dan tenaga.

Kebutuhan pelatihan setiap karyawan akan berbeda berdasarkan latar belakang karyawan, untuk dilatih, dan status mereka saat ini dalam organisasi. Pada dasarnya, seorang kandidat untuk pelatihan dapat berasal dari karyawan baru dan karyawan lama. Anda bisa mempertahankan dan ‘meng-upgrade’ karyawan lama. Karyawan lama perlu mendapatkan tantangan baru dan bisa memberikan kontribusi yang signifikan.

Ada beberapa metode praktis yang bisa Anda gunakan untuk mengumpulkan data terhadap kinerja karyawan.

Pengamatan

Dalam pendekatan ini, kinerja karyawan itu sendiri adalah sumber informasi Anda. Anda bisa mengevaluasi kinerja karyawan. Buatlah catatan untuk mengingatkan Anda tentang apa yang harus dicari dan diperlukan dari evaluasi tersebut. Tujuan evaluasi adalah untuk mengidentifikasi baik untuk membangun kekuatan dan mengatasi kekurangan si karyawan.

Wawancara

Wawancara diperlukan jika kebutuhan pelatihan sudah sangat mendesak. Tujuan utama dari wawancara yaitu Anda bisa memastikan data yang Anda terima sama dengan data yang Anda terima dari berbagai sumber. Anda tentu tidak ingin mendapatkan informasi setengah-setengah tentang seseorang. Wawancara memungkinkan Anda untuk bertemu langsung dengan karyawan dan mendiskusikan kesan-kesan karyawan terhadap kinerja mereka sendiri.

Kuesioner

Anda bisa membuat kuesioner sendiri dengan menuliskan semua pertanyaan yang ingin Anda ketahui tentang karyawan. Kirimkan kuesioner kepada mereka dan tunggu tanggapan mereka.

Job Description

Sebelum membuat deskripsi pekerjaan, analisa dahulu pekerjaan yang harus dilakukan. Analisis setiap jabatan termasuk semua tanggung jawab pekerjaan yang relevan. Setelah tahap analisis pekerjaan selesai, buatlah uraian pekerjaan dan analisa kebutuhan sehingga memudahkan Anda untuk mengukur jarak antara kemampuan karyawan yang dimiliki sekarang dengan keterampilan yang harus dimiliki karyawan berdasarkan keinginan organisasi.

Analisis Kesulitan dan Problem Solving

Anda perlu melakukan analisa kesulitan yang kelak akan muncul. Tujuannya agar permasalahan yang ada di karyawan bisa dikurangi melalui pelatihan.

Penilaian (Appraisal Review)

Penilaian diperlukan setelah Anda mendapatkan semua informasi, kebutuhan, dan bagaimana penyelesaiannya. Komentar yang diberikan si karyawan selama wawancara biasanya adalah sesungguhnya sehingga seringkali dapat membantu Anda dalam menetapkan kebutuhan. Umpan balik pada saat penilaian wawancara menjadi berharga karena merupakan informasi yang tepat waktu. Kebutuhan pelatihan bisa saja berbeda dari apa yang diinginkan si karyawan, dan pada sesi penilaian ini memungkinkan supervisor atau manajer untuk mengungkap penyebab kelemahan karyawan dalam kinerja. Kekurangan-kekurangan inilah yang akan digaris bawahi dan ditandai pada pelatihan.

Analisis Kebijakan Organisasi

Kebijakan organisasi akan mempengaruhi jumlah pelatihan yang ditawarkan. Penjelasan tentang berbagai kebijakan harus tercantum dalam program pelatihan.